6 app per la gestione del tempo e della tua produttività

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Essere produttivi non significa tanto essere efficienti, quanto essere efficaci. C’è una bella differenza: nel primo caso il focus è sul tempo, nel secondo sugli obiettivi. Fare tutto quello che devi fare nel minor tempo possibile è la chiave dell’efficienza. Smarcare le cose realmente importanti è invece il risultato dell’efficacia. Nel mio ebook iProduttivo ho raccolto i migliori spunti per chi vuole essere efficace nella propria vita e nel lavoro, basandomi su quelle app per la gestione del tempo e della tua produttività con iPhone e iPad che sono in grado di trasformare questi dispositivi in strumenti a supporto della tua attività professionale (e non solo). Che, a onore del vero, è il rapporto fra efficacia (risultati) ed efficienza (costi).

Gestione del tempo con iPhone e iPad

In iProduttivo affronto diverse tematiche, tra cui gestione del tempo, dell’email, dei task e degli appunti. All’interno dei capitoli dell’eBook ho indicato le migliori app a disposizione cercando di dividerle per tipologia di utente. Qui di seguito ecco un’antipasto di quelle che mi hanno risolto il maggior numero di problemi.

Dispatch (4,99 euro)

Siccome buona parte delle attività che svolgo sull’iPhone è controllare l’email, Dispatch è una delle app da cui non posso prescindere. Come indica il nome, questo piccolo software funziona infatti da sistema di smistamento della posta in arrivo. Il software di Clean Shaven Apps è basato sul principio di in-box zero coniato da Merlin Mann e che spiego nel mio ebook.

In sostanza questo prevede di entrare in contatto con ogni email una volta sola, per cancellarla, archiviarla, delegarla o trasformarla in un task da compiere. Dispatch si occupa nello specifico dell’ultima parte, consentendo all’utente di compiere diverse azioni a partire da qualunque email, come vedere il contenuto di un link nel browser interno, salvarlo in Instapaper o Pinboard, creare una nota in Evernote, un task in OmniFocus e via dicendo. Dulcis in fundo, Dispatch supporta TextExpander, app che consente di creare abbreviazioni e snippet di testo per velocizzare la scrittura e ridurre il numero di refusi.

Drafts (9,99 euro)

Prendere appunti è una delle attività più importanti per essere sempre organizzato. Per questo amo Drafts 4, che quando uso l’iPhone è il punto di partenza per dare forma a ogni pensiero. La apri ed è pronta per scrivere. Quando hai salvato nero su bianco quello che avevi in mente, Drafts ti consente di farci qualunque cosa tu voglia: dal mandare un messaggio o un’email a una o più persone a salvare una nota in Evernote o in un file su Dropbox, creare un task nell’app che usi per il task management o un semplice reminder e così via. Le estensioni per Drafts sono tantissime e ci puoi fare davvero qualunque cosa. L’app inoltre supporta il Markdown e, volendo, ci puoi anche scrivere dentro per poi esportare il contenuto in un file dell’app che usi per scrivere (anche a queste è dedicato un capitolo di iProduttivo).

OmniFocus 2 (39,99 euro + 19,99 per la versione Pro)

L’ho già citata più volte e il motivo è che non potrei vivere senza: OmniFocus 2 di OmniGroup è l’app attraverso cui raccolgo e organizzo tutte le cose da fare. Cosa c’è di meglio per la gestione del tempo nel miglior modo possibile? In OmniFocus ogni task può essere caratterizzato da diversi attributi, come il tempo che richiede, il contesto in cui deve essere svolto (per esempio: al computer o al telefono), può avere una due date ed essere nascosto dalla vista fino a che non sarà necessario prestargli attenzione. Grazie al sistema di prospettive, OmniFocus consente al singolo utente di concentrarsi su uno spaccato di tutte le proprie attività, eventualmente aggregando compiti di progetti diversi. Io per esempio ho una prospettiva per l’amministrazione che mi serve a raggruppare tutte le attività burocratiche, come il fare le fatture, collegate ai vari clienti con cui lavoro.

Due (4,99 euro)

La procrastinazione è uno dei nemici principali della produttività. Due di Phocus LLP è lo strumento per batterla. I compiti affidati a Due non ti vengono solo ricordati al momento giusto, ma ti sono riproposti a distanza di 1, 5 o 10 minuti fino a che non li completi o rimandi. Tante volte ti ritroverai a deciderti a smarcarli per disperazione, per non sentire più Due che squilla. Con Due puoi creare anche azioni ripetitive, come per esempio “controllare l’olio della macchina ogni 10 del mese”. Inoltre quest’app per gestione del tempo e della produttività con iPhone e iPad integra un comodo set di timer che possono essere pre-impostati.

Fantastical (4,99 euro)

C’è un solo motivo per cui potresti avere bisogno di un’app per il calendario diversa da quella di Apple: vedere l’elenco dei tuoi impegni insieme al tuo calendario. Oltre a offrire queste due visioni in un’unica schermata, così da trovare subito il momento ideale per ogni appuntamento, Fantastical di Flexibits ti consente di creare un evento con il linguaggio naturale, vale a dire scrivendo semplicemente – o dettando – “meeting domani alle 5 con Roberto” per creare l’evento. Supporta diversi calendari e si collega direttamente a Maps e Google Maps per indicarti la strada per raggiungere il luogo del tuo evento.

Launch Center Pro (4,99 euro)

Una citazione speciale la merita Launch Center Pro (4,99 euro per iPhone e 4,99 per iPad) di Contrast, che mi consente di compiere diverse azioni senza dover andare a cercare le relative app, come per esempio effettuare una chiamata, aprire una pagina web, creare un itinerario in Maps, postare su Facebook o Twitter, creare un appuntamento sul calendario, creare un nuovo file in Dropbox, Evernote e attivare più o meno qualsiasi altra app io usi.

E tu che app usi per la gestione del tempo e della tua produttività con iPhone e iPad?

Silvio Gulizia

Sito Web : Silvio Gulizia
Giornalista, blogger e consulente di comunicazione, si occupa di startup e di comunicazione online. Lavora come consulente per Pi Campus e InnovAction Lab ed è responsabile della comunicazione online di LUISS ENLABS.

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