3 tipologie di eventi da organizzare per auto promuovere una location

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©Effiegrigoriou

Il business delle location per eventi è divenuto un settore estremamente competitivo, ha vissuto numerosi cambiamenti, soprattutto legati allo sviluppo dei nuovi canali digitali. Sono cambiati la tipologia di clientela – più internazionale e più variegata – i competitor, nonché il mercato in generale.

Il continuo aumento della concorrenza ha imposto di dover affrontare aspetti e problematiche fino ad oggi irrilevanti: se in passato bastava essere presenti sul mercato, oggi è indispensabile riuscire ad emergere, offrendo proposte capaci di attirare clienti e professionisti del settore. Il marketing è, quindi, diventato indispensabile in tutti i settori e ci chiama a costruire offerte e proposte competitive ed attraenti, da comunicare e veicolare in modo chiaro ed efficace.

L’evento è percepito come uno strumento indispensabile per farsi conoscere, per promuoversi, per far parlare di sé. Rappresenta una leva di marketing emozionale ed esperienziale, il cui scopo primario è quello di creare le condizioni per far vivere un’esperienza memorabile al pubblico, tale da stimolare associazioni mentali positive con i luoghi ed i protagonisti.

3 tipologie di eventi da organizzare nell’extralberghiero

La soluzione potrebbe essere pianificare un nostro evento in loco, in modo che possa essere riproposto, che renda la struttura protagonista o che rappresenti l’avvio di una catena di eventi interconnessi: possiamo proporre idee nuove ed accattivanti, multidisciplinari e flessibili, volte ad ampliare il target o il tipo di evento da ospitare.

Nel settore della micro-ricettività, possiamo progettare soltanto alcune tipologie di eventi promozionali, finalizzati a valorizzare e a presentare la nostra struttura nella sua veste migliore. Le tre tipologie di evento auto promozionale che facilmente possiamo replicare e ricreare sono:

  1. Editoriale o styled shoot
  2. Open day
  3. Workshop, corso e retreat

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Styled Shoot ©WarmPhoto

1) Editoriale o Styled Shoot: cos’è e i suoi vantaggi

Tra le tipologie di eventi, la prima a cui possiamo ricorrere per la costruzione del nostro piano marketing di successo è lo styled shoot, lo shooting di ispirazione, un editoriale composto da servizio fotografico e riprese video, che rappresenti visualmente un racconto, uno story telling: valutato l’impatto mediatico generato nel settore degli eventi, questo risulta uno dei migliori e più efficaci strumenti per porre in risalto e attribuire il giusto valore ai nostri ambienti.

Quali sono i vantaggi di organizzare uno shooting nella nostra location?

Qui di seguito elenco cinque validi motivi per i quali progettare e ospitare un servizio editoriale professionale può rappresentare un volano mediatico per presentare e valorizzare la nostra location:

1. far conoscere le potenzialità della nostra proprietà (gli spazi, il valore artistico, il contesto naturalistico, la posizione geografica, la tradizione, la cultura gastronomica, la produzione agricola, l’eccellenza artigiana, ecc.)

2. sperimentare ed elevare il valore dei nostri spazi (la flessibilità, le molteplici funzioni, il rapporto esterno/interno, la storicità degli ambienti, il design, gli arredi, i giardini, ecc.)

3. intercettare nuovi clienti (organizzatori di eventi, futuri sposi, aziende, influencer, ecc.)

4. instaurare collaborazioni tra professionisti (fotografi, allestitori, chef, tour operator, imprese della filiera, fornitori alberghieri, ecc.)

5. raccogliere e disporre di nuovo materiale marketing (costruire un portfolio con foto professionali, proporsi a blog di settore, pubblicare su riviste e magazine).

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International Summit ©Betsi Ewing Photographer

 2 ) Open day

La seconda tipologia di evento promozionale, ed auto promozionale, è lopen day, occasione per aprire i nostri ambienti ad un numero limitato di pubblico (professionisti del settore eventi o futuri clienti), per far respirare loro, e vivere in presenza, le potenzialità dei nostri spazi.

L’open day è, di fatto, un evento, e come tale va pianificato e gestito. Questa tipologia di iniziative consente di presentarci al nostro target di riferimento (clienti privati, planner, agenzie congressuali, aziende, associazioni culturali, corporate, ecc.) illustrando la nostra “macchina eventi” nei minimi dettagli ed in funzionamento a pieno regime. Per tali motivazioni, questi “giorni speciali” sono divenuti sempre più diffusi, in vari settori e per differenti occasioni.

Nel mondo dell’ospitalità e del turismo, l’open day può consistere in eventi che offrono tour esperienziali, serate di spettacolo e intrattenimento, cene di degustazione e tasting, weekend open.

Organizzare un open day significa fare in modo che il valore, l’immagine e l’ospitalità della nostra struttura raggiungano più persone possibili: si tratta, inoltre, di un’occasione per creare legami molto stretti con gli ospiti, clienti o professionisti e fornitori del settore eventi.

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Floral Masterclass ©Detito

3) Workshop, corsi e retreat

La terza tipologia di evento promozionale per diffondere le qualità e le potenzialità della nostra location, valorizzandone la flessibilità, è legata ad ospitare workshop, corsi e retreat.

“Workshop” è senza dubbio una delle parole più abusate nel marketing di eventi: l’uso di questo vocabolo è uno strumento di marketing estremamente potente, secondo soltanto ad altre parole ancora più efficaci, come coffee break e buffet gratuito.

Per questa tipologia di evento, la nostra struttura svolgerà puramente il ruolo di casa ospitante, accogliendo e offrendo i propri servizi in funzione del tema e del tipo di percorso pianificato. Tali eventi rappresentano un’opportunità per far conoscere le nostre bellezze, le potenzialità dei luoghi, il contesto, la cucina, le attività, far vivere all’ospite un’esperienza di tipo formativo o emotivo.

Come progettare un evento auto promozionale

Per progettare un evento auto promozionale e consigliare il corretto planning da intraprendere, evitando errori e scongiurando l’insuccesso di un evento, nasce il libro Wedding & Event Tourism nel mercato extralberghiero, che illustra gli aspetti fondamentali ed i tool utili per pianificare, ospitare e gestire un evento in una struttura extralberghiera. Nel manuale riporto la mia esperienza  come coordinator e designer per oltre 15 anni nel settore dell’Event Planning e del Destination Wedding. L’obiettivo è quello di creare un viaggio virtuale nel tempo della macchina-evento accompagnando il lettore e ripercorrendo le fasi, le azioni-reazioni, i metodi ed i suggerimenti per orientarsi nel mondo della progettazione di eventi, con professionalità, al fine di migliorare la visibilità della propria struttura ed i margini di profitto. Il libro raccoglie un ampio spettro di esperienze e casistiche ed è corredato da una utile collezione di strumenti, risorse digitali, modelli, documenti, check-list e kit.

Per acquisire metodologie, creare e progettare eventi editoriali o per elevare e fare un restyling del tuo visual brand, puoi consultare i programmi, workshop e corsi di styling, creati personalmente, concepiti per fornire supporto, potenziare e scoprire tematiche, tecniche, tools & tips delle principali tematiche legate agli eventi: dalla brochure e presentazione della propria agenzia al portfolio eventi, alla moodboard di progetto, alla creazione e regia di un inspirational shoot.

Floriana Santoro

Floriana Santoro. Architetto, Wedding & Event Designer, costruisce e coordina da oltre quindici anni eventi per clienti internazionali, progetta e dirige styled shoot ed editoriali, disegna e cura il restyling per l'hospitality. Docente di Event Management a Firenze, nel 2008 fonda The Flair Stylist, studio di visual design e comunicazione per creativi e designer.

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